Problem with relating multiple tables

[Kwantakosta]

Dear readers,

i've got a problem making a form with a sub form that looks up data from 3 tables, i'll try to explane what i want to do

beside off other fields the 3 tables are , Employe, Project and Hours
in employe i have ID and Name
in project i have ID and Project number
in hours i have ID, lookup for employe name and for project number, then fields like date, in, out, break ......

i want to have 2 drob down boxes on the form 1 for Employe Name and 1 for Project number

in the sub form i want a datascheet view from hours

in this way i'm able to add, edit or remove record in hours for A person in B project:

example:

Name: A
Project B

hours:
Date(1-1-2012)/In(07:00)/Out(18:00)/Break(00:30)


The problem at the moment is that i'm able to add a name drobbox and link it to the sub form but i'm not able to do that together with project number

so now for each hour i have to fill in i need to add the name and the project number over and over again

can somebody help me out

 

[Kwantakosta]

In reality the Project table should be the record source of the main form. The hours would be the data source for the subform and the employee table wouldn't enter into it at all except to supply the EmployeeID via a combo box and bound to the EmployeeID field which should be in the hours table.

thanks for the fast reaction , i tried to explane it very simply what i need but if i understand correctly (native language is dutch) i think you mean that i neet to make a "standard" form for the project's and add a subform to that for the hours? and than add a combobox for the name in the main form ?

if that is the case i know i can do that but it's a little bit silly that for project number i would need to change that by using record navigation and for the name just a combo box .

so i'm searching for a solution that can involve anything thats nesecary to make this happen to make it realy simple to just select a project number , select a name and the sub form fields are linked to those 2 boxes

i'm not sure if it's possible but it looks to me as a logic way of working

 

[Kwantakosta]

here is an example of what i mean

in the sub form are 2 field hidden 1 for name and 1 for project number those 2 should be linkt to the one's in the main form

 

[Kwantakosta]

i think it's probably a translation problem between my native language and english but the solution you explain, as far as i understand, involves me navigating trough the records by clicking next record again and again till i find the one with the project number i want to use ?

so i mean if my project numbers would look like P1,P2,P3.....P4432.....

and i want to add hours to P208 for example than i would need to click 207 times on next record to go to that one ?

i know you can search for it at the bottom but the project numbers i use are not as simple as P1 and so on ... they are like S-12-04535-0401, and there a lot of them so i'm not able to know them all

the meaning of this system is that there is a Employee table who all need to put there hour onto many projects, there is also a daily report table whit all the activities for that project number, also there is maintenance table that also involves the project number as reference to the place where the maintenance took place ... and so on there a lot of things in this database

so i want to find out if there is any way.... to have a combo box selecting a project number and one selecting the name and by doing so the automaticly show the corresponding hour to that person for a specific project so they can edit add or delete them

thx

 

[Guus2005]

Hoi Kwantakosta,

I'll try to explain what Bob means.
In dutch...

Wat Bob bedoeld is dat je form er goed uitziet en dat je daarmee goed verder kan als je data model klopt. Het datamodel dat Bob beschrijft is genormaliseerd en ik hoop dat jouw model dat ook is.

tblProjects heeft alleen velden direct gerelateerd aan een project.
tblEmployees heeft alleen velden direct gerelateerd aan werknemers.
met tblProjectHours worden de twee tabellen aan elkaar gekoppeld.

tblProjects is gekoppeld (rowsource) aan de combobox ProjectNo
tblEmployees is gekoppeld (rowsource) aan de combobox Name

Je kan voor de combobox Name ook nog kiezen dat je alleen de mogelijke keuzen laat zien dus mensen die daadwerkelijk op dat project mogen schrijven. Daar ga ik nu even niet op in.

Het hoofdform moet zijn gekoppeld aan tblProjects en het subform aan tblProjectHours.
Als je de control wizard aan zet dan werkt de volgende stap heel eenvoudig:
Als je de subform control op het hoofdform zet dan komt de wizard met een aantal vragen. De naam van het subform en de velden waarmee hoofd en subform aan elkaar moeten worden gekoppeld.
Omdat tblProjectHours twee sleutel velden heeft PROJECTID en EMPLOYEEID vul je daar die twee velden in.

Als je nu de waarde in je combobox veranderd dan veranderen de gegevens in je subform mee.

Ik hoop dat dit iets verduidelijkt?

HTH

 

[Kwantakosta]

Hallo,

dat is net het hele probleem ik blijk hierin niet te slagen dus ik doe vermoedelijk iets verkeerd .

ik zal even stap voor stap op schrijven wat ik presies doe

ik maak tabel "Naam" aan
hierin zit een ID die automatisch een Random genereerd
dan een veld naam als text
uiteraard ook nog heel wat andere velden maar voor de test enkel deze
voor de tabel Project doe ik net hetzelfde

dan maak ik tabel Uren aan
hierin is er ook een Random ID veld
dan zit vermoedelijk de fout :
ik maak veld Naam ID en die doe ik dan via Lookup wizard naar tabel naam verwijzen
hierbij heb ik al 2 verschilende manieren geprobeerd zijnde lookup ID alsook lookup Naam

ditzelfde doe ik voor de Project ID
en dan nog een reeks date/time velden voor datum, uur in, uur uit ......

als ik dan kijk bij relaties dan kan ik zien dat:
de tabel Uren een link heeft van Naam ID naar tabel naam, veld ID
en een link van tabel uren, veld Project ID, naar tabel project, veld ID

dan maak ik een form aan zoals gezegt
ik duid tabel project aan en klik op form maken.
ik verwijder daar alles uit en plaats 2 comboboxen:
1 verwijzend naar tabel naam, veld id
en een naar tabel project, veld id.

ik duid uren tabel aan en maak form van alle velden zodat ik kan zien dat de 2 velden van naam id en project id veranderen door middel van de comboboxen.

later verwijder ik deze uiteraard omdat deze niet te zien moeten zijn
daarna maak ik in men form project eem subform van uren via wizard.

en krijg ik meestal enkel de mogelijkheid om veld ID van combobox naam te koppelen met subform maar ik zie daar nooit de ID van project nummer die ik kan koppelen

ik hoop dat ik hiermee een beetje een duidelijke omschrijving geef over wat ik doe en waarschijnlijk verkeerd doe

 

[Guus2005]

Alhoewel het relationship diagram erg handig kan zijn bij het verwijderen en toevoegen van records gebruik ik die eigenlijk nooit. Zeker als je aan het ontwikkelen bent kunnen de restricties die daardoor worden opgelegd heel erg belemmerend zijn. Niet doen dus.

Verder denk ik wel dat je goed bezig bent.

Als je je tabellen een tbl prefix geeft, dus tblNaam en tblUren dan vergis je je nooit.

Op dit moment zou ik voor willen stellen dat je een voorbeeld database opstuurt. Want dat praat een stuk makkelijker.

Welke Access versie gebruik je?

 

[Kwantakosta]

Alhoewel het relationship diagram erg handig kan zijn bij het verwijderen en toevoegen van records gebruik ik die eigenlijk nooit. Zeker als je aan het ontwikkelen bent kunnen de restricties die daardoor worden opgelegd heel erg belemmerend zijn. Niet doen dus.

Verder denk ik wel dat je goed bezig bent.

Als je je tabellen een tbl prefix geeft, dus tblNaam en tblUren dan vergis je je nooit.

Op dit moment zou ik voor willen stellen dat je een voorbeeld database opstuurt. Want dat praat een stuk makkelijker.

Welke Access versie gebruik je?

Het is me eindelijk gelukt
ik gebruikte vroeger de 2003 en schakel nu over op 2010 dus er is wel een en ander veranderd vandaar dat ik even vast zat in de manier van werken

ik wil gerust de database eens hierop plaatsen zodat je kan zien wat ik bedoelde

 

[Kwantakosta]

Thanx for the help, i was able to solve the problem, now it's pretty simple to see how i've done it but i'm coming from 2003 so working with 2010 for the first time is a little bit tricky

 

[Guus2005]

Glad to be of any help!